AORO Einlagerungen

Einlagerungen

Im Menüpunkt Einlagerungen ist das neue Modul zur Dokumentation und Abrechnung von Einlagerungen und Standgebühren für Fahrzeuge

Überblick

Die Erweiterung verwaltet zwei Arten von Einlagerungen. Die Reifeneinlagerung legt man selbst an. Die Standzeit für Fahrzeuge entsteht automatisch, sobald ein Fahrzeug auf einem kostenpflichtigen Standplatz steht. Alle Einlagerungen findet man im Menüpunkt Einlagerungen. Abgerechnet wird in zwei Schritten. Zuerst erzeugt der Gebührenlauf Gebührenaufträge, danach werden diese im normalen Rechnungslauf abgerechnet.

Eine Einlagerung hat einen dieser Status:
aktiv bedeutet, die Reifen sind eingelagert oder das Fahrzeug steht noch.
beendet bedeutet, die Einlagerung ist ausgelagert oder abgeholt, es ist aber noch eine Restabrechnung offen.
abgerechnet bedeutet, alles ist vollständig abgerechnet.
storniert bedeutet, die Einlagerung wurde verworfen und es werden keine Gebühren berechnet.

Das Feld abgerechnet bis zeigt jeweils, bis zu welchem Tag die Gebühren schon abgedeckt sind.

Reifen einlagern

• Die Fahrzeugseite des Fahrzeugs öffnen.
• Im Block Einlagerungen / Standzeiten auf Reifen einlagern klicken.
• Diese Felder ausfüllen: Lagerplatz, Beschreibung wie Reifengröße, DOT, mit oder ohne Felge und Profiltiefe, dann Beginn und Kostenstelle.
• Die Abrechnungsart steht normalerweise auf Pakete. Alternativ kann man Einzeltage wählen. Freitage und Tage je Paket sind aus den Einstellungen vorbelegt und können pro Einlagerung angepasst werden.
• Speichern.

So wird abgerechnet, wenn Freitage und Tage je Paket auf 30 stehen: Die Tage 1 bis 30 sind mit der Einlagerungsgebühr abgegolten. Am Tag 31 wird ein Paket für die Tage 31 bis 60 fällig, am Tag 61 das nächste Paket und so weiter. Ein Paket wird also immer im Voraus für den nächsten Zeitraum berechnet.

Reifen auslagern

• Die Einlagerung über das Menü Einlagerungen oder über die Fahrzeugseite öffnen.
• Auf Auslagern klicken und das Datum eingeben.
• Die Einlagerung ist jetzt beendet. Der nächste Gebührenlauf berechnet die Auslagerungsgebühr und, falls noch fällig, weitere Pakete. Schon bezahlte Paketzeit wird nicht erstattet.

In der Detailansicht einer Einlagerung sieht man unter Bis heute fällig, was im Moment noch nicht abgerechnet ist. Darunter steht die Liste der bisherigen Gebührenaufträge.

Eine versehentlich angelegte Einlagerung kann man mit Stornieren verwerfen. Das geht nur, solange es noch keinen Gebührenauftrag dafür gibt.

Standgebühr für Fahrzeuge

Standzeiten müssen nicht von Hand angelegt werden. Sie folgen dem Standplatz des Fahrzeugs:

Bekommt ein Fahrzeug einen Standplatz mit Standgebühr, beginnt die Standzeit am selben Tag.
Wechselt das Fahrzeug den Platz, endet die alte Standzeit am Vortag und die neue beginnt am selben Tag. Wechselt das Fahrzeug den Platz am Tag der Zuweisung, wird die alte Standzeit storniert.
Wird der Standplatz entfernt, endet die Standzeit am selben Tag.
Standplätze ohne Leistung für Standgebühr sind kostenfrei und erzeugen keine Standzeit.

Der erste Tag und der Abholtag werden beide berechnet.

Eine Standzeit kann man auch von Hand mit Standzeit beenden abschließen.

Die Kostenstelle wird aus dem letzten Serviceauftrag des Fahrzeugs übernommen. Gibt es keinen, steht im Gebührenlauf Keine Kostenstelle zugeordnet. Die Kostenstelle wird dann in der Standzeit über Bearbeiten nachgetragen.

Gebührenlauf

• Die Abrechnung öffnen und dort den Reiter Lager- und Standgebühren wählen.
• Den Stichtag wählen.
• Per Häkchen auswählen, welche Gebühren berechnet werden sollen: Ein-/Auslagerungsgebühren, Reifenlager und Standgebühren.
• Auf Vorschau aktualisieren klicken. Für jede Einlagerung werden die fälligen Leistungen und der Betrag angezeigt.
• Bei Reifen kann man pro Zeile im Feld Einzeltage eine Anzahl Tage eintragen. Diese Tage werden dann statt der Pakete mit dem Tagessatz berechnet. Das Feld ist freiwillig.
• Auf Gebührenaufträge erzeugen klicken.

Für jede Einlagerung entsteht ein Gebührenauftrag, der direkt den Status Quittiert hat. Der abgerechnete Zeitraum steht im Auftrag und in den Positionen. Danach werden diese Aufträge wie gewohnt im Rechnungslauf abgerechnet, auf Wunsch auch als Sammelrechnung.

Der Gebührenlauf startet nicht automatisch. Den Rhythmus legt man selbst fest, zum Beispiel Standgebühren wöchentlich und Reifenlager monatlich. Gesteuert wird das über die Häkchen.

Wird ein Gebührenauftrag gelöscht, wird das Feld abgerechnet bis der Einlagerung zurückgesetzt. Das funktioniert nur beim jeweils letzten Gebührenauftrag einer Einlagerung.