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Auftragsorganisation & Rechnung Online

Für Dienstleister in der Fahrzeugbranche

ayAORO dient zur Erfassung, Organisation, Dokumentation und Abrechnung von Auftragsleistungen eines externen Dienstleisters für fahrzeugbezogene Arbeiten im Auftrag eines Autohauses bzw. einer Niederlassung.

Das Autohaus hat mit dem Dienstleister einen Vertrag über gemeinsam abzuwickelnde Arbeiten gemacht. Die Preise für die einzelnen Leistungen wird im vornehinein vereinbart und hinterlegt.

Zur Situation: Wenn der Verkäufer nun ein Fahzeug hat das er repariert, bzw. gewaschen und poliert haben möchte, erstellt der einen Dienstleistungsauftrag im Portal. Dieses Formular übergibt er dem Dienstleister, dieser kann den Auftrag annehmen und durchführen oder ggf. Rücksprache halten. Nach erledigter Arbeit wird das Fahrzeug dem Auftraggeber zurück gebracht und der Auftrag als quittiert unterschrieben.

Die Aufträge werden über den Tag gesammelt und dann in die Verwaltung übergeben. In der Verwaltung werden diese Scheine ggf. gescannt und eine entsprechende Rechnung erzeugt & versendet. Die Rechnug wird per Post zugestellt und das Autohaus scant ggf die empfangene Rechnung wider um sie digital abzulegen...

Das geht auch einfacher. mit ayAORO

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Welcher Nutzen überzeugt Sie?

  • 1.

    Vorteil

    Zeitersparnis = Kosteneinsparung

  • 2.

    Vorteil

    Organisation an einem Platz

  • 3.

    Vorteil

    Direkte Fallbezogene Kommunikation

  • 4.

    Vorteil

    Liveansicht der Aufträge und Status

  • 5.

    Vorteil

    Papierloses arbeiten möglich

  • 6.

    Vorteil

    One-Klick Abrechnung Einzeln oder als Sammelrechnung

  • 7.

    Vorteil

    Umfangreicher Datenexport

    Unserer Lösung

    Das System ist für die Interaktion zwischen Autohäusern (Auftraggeber) und dem KFZ Aufbereiter (Dienstleister) zugeschnitten.

    Das AORO (bzw. ayAORO) System ermöglicht dabei die Verwaltung von Niederlassungen, Niederlassungsverbänden, Abteilungen, Kostenstellen, Mitarbeitern, Fahrzeugen, Fahrzeug-Standorten, Leistungskategorien, Leistungen, Aufträgen und Rechnungen.

    Eine wesentliche Stärke des Systems ist die Gestaltung eines individuellen Auftragsworkflows. Hier kann der Betreiber die verschiedenen Stadien festlegen, die ein Auftrag erreichen kann. Dabei kann der Status vor-, aber auch zurückgesetzt werden (z.B. im Fall einer Reklamation oder Nachfrage).

    Am Ende eines Auftragsworkflows steht die Abrechnung. Hierbei können mehrere Aufträge in Form einer Sammelrechnung oder auch einzeln abgerechnet werden.

    Das AORO System basiert auf dem Web 2.0 Framework.

    Bei der Konzeption wurde im besonderen Maße Wert auf geringe Antwortzeiten gelegt. In der aktuellen Version konnte die Leistung durch die Migration auf PHP 7 noch weiter verbessert werden.

    Sie benötigen nur einen aktuellen Browser und Zugangsdaten.

    Die
    Software

    Inter-
    aktion

    Ein Portal

    für effektive Zusammenarbeit

    Auftraggeber & Dienstleister teilen sich einen gemeinsamen Datenstamm.

    Auftragsvergabe, Annahme und Durchführung werden dokumentiert und sind für alle Teilnehmer (mit entsprechenden Rechten) sichtbar.

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    Team
    Work

    autowerkstatt

    WinWin Prinzip

    Anforderungen des Tagesgeschäfts in KFZ Aufbereitungsbetrieben

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    Steigen
    Sie
    ein

    in Effektive Auftragsorganisation

    Erleichtern Sie sich Ihren Alltag.

    AORO ist spezialisiert und kann auf Ihre Arbeitsprozesse angepasst werden.

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    Funktionen

    AORO dient zur Erfassung, Organisation, Dokumentation und Abrechnung von Auftragsleistungen eines externen Dienstleisters für fahrzeugbezogene Arbeiten im Auftrag eines Autohauses bzw. einer Niederlassung. Die Plattorm wird für den externen Dienstleister erstellt und von diesem mit seinem Kunden gemeinsam genutzt. Es können für den einzelnen Kunden bzw. deren Niederlassungen Zugänge zum System eingerichtet werden.

    Über die Zugehörigkeit zu Benutzergruppen werden verschiedene Rechte für Funktionen freigeschaltet bzw. gesperrt.

    Zum Start muss der AORO-Administrator die Stammdaten mindestens eines Kunden bzw. einer Niederlassung, mit sämtlichen erforderlichen Informationen erfassen:

    • Adressen
    • Abteilungen und Kostenstellen bzw. Unterabteilungen
    • Leistungsgruppen
    • Leistungen mit Preisen
    • Mitarbeiter eigen
    • Mitarbeiter Kunde
    More Services

    Administration

    Stammdatenpflege und Anpassung:

    Verwaltung von Niederlassungen, Abteilungen und Leistungen, Benutzerpflege

    Benutzer Verwaltung

    Nach Login erhalten die Mitarbeiter des Dienstleisters eine Übersicht der aktuellen Aufträge in den für Sie freigeschalteten Abteilungen.

    Die Mitarbeiter der Niederlassung haben Zugriff auf die Aufträge Ihrer Abteilung und können die vorhandenen Aufträge sehen und bearbeiten und ggf. einen neuen Auftrag anlegen. Niederlassungsmanager haben erhöhte Zugriffsrechte, die nach individuellen Kundenwünschen zugewiesen werden können.

    Aufträge

    anlegen, freigeben, erledigen, quittieren

    Die Anlage eines Auftrags beginnt mit dem Fahrzeug. Zunächst wird das Fahrzeug anhand der letzten 7 Stellen der Fahrgestellnr. gesucht, falls bereits erfasst, wird das Fahrzeug und die bereits an dem Fahrzeug duchgeführten Aufträge angezeigt. Ein "neuer" Auftrag für das Fahrzeug kann von hier aus gestartet werden.

    Kostenstelle auswählen, Standort derzeit und Zielstandort können erfasst werden, dann können die durchzuführenden Leistungen gewählt werden, ggf. auch eine Zuordnung zu einem KFZ-Teil sind möglich.

    Freigabe &
    Status

    Durch setzten des Status auf "Freigegeben" erscheint dieser Datensatz als neue Auftragsanfrage beim Dienstleister.

    Dieser kann den Auftrag durch setzen des Status auf "WIP" annehmen, oder er hat Rückfragen - dann wird der Status auf "Klärung" gestellt (dabei muss ein Kommentar erfasst werden, der Aufschluss über den Grund der Klärungs gibt.

    Nun erhält der Mitarbeiter-Auftraggeber eine Mail mit der Info, dass bei dem Auftrag Klärungsbedarf besteht. Dieser kann dann den Auftrag ggf. korrigieren und wieder in den Status zur Annahme durch den Dienstleister übergeben.

    Quittierung &
    Abrechnung

    Buchhaltungsbereich

    Quittierte Aufträge können abgerechnet werden.

    Dafür stehen verschiedene Abrechnungsmöglichkeiten zur Verfügung:

    Einzelrechnungen, Sammelrechnungen mit und ohne Details.

    Für eine
    grüne
    Zukunft

    Papierlose Organisation & Abrechnung von Dienstleistungsaufträgen.

     

    Die Auftragsorganisation kann mit und ohne Ausdrucken verwendet werden.

    Die Auftragsprotokollierung & Dokumentation erfolgt Online, Ausdrucke werden als PDF-A Datei erzeugt und gespeichert.

     

    Sustainability

    Nehmen Sie
    Kontakt auf

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    AYTECH GmbH

    Nordrhein Westfalen

    Monschauer Strasse 12
    40549 Düsseldorf, Deutschland

    Fon + 49 211 1588 4400

    Anzeigen in Google Maps